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淄博市人大常委会机关档案管理规定
(2009年4月10日秘书长会议第十九次会议通过)
时间:2010-05-12 09:11:28  来源:淄博人大   作者:淄博人大

    市人大常委会办公厅主管机关档案管理工作,秘书科具体负责机关档案管理的日常工作,指导常委会办事机构、专门委员会工作机构对其产生的各类档案材料的收集、整理、立卷、归档工作,并对机关所有档案实行集中统一管理。

    一、档案的归档范围和保管期限

   (一)反映常委会及机关主要职能活动和历史面貌,且有长久利用价值的档案,应永久保管。主要包括:

    1、立法、监督、换届选举、人事任免、决定重大事项等工作的文件材料;

    2、市人民代表大会、市人大常委会、常委会主任会议等会议的文件材料;

    3、常委会视察、执法检查、调研、特定问题调查等重要活动的文件材料;

    4、重要的请示、报告、计划、总结、综合统计表和组织机构沿革材料,省和市委及有关部门主送或转发属于常委会机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件材料;

    5、常委会组织重大活动,以及市人大常委会领导同志出访和接待外国议会代表团等文件材料;

    6、照片档案、多媒体档案和实物档案。

   (二)在较长时间内有参考利用价值的档案,应定期保管30年。主要包括:

    1、一般性会议和工作方面的文件材料;

    2、人事管理方面的文件材料;

    3、财会审计方面的文件材料;

    4、常委会办事机构、专门委员会工作机构的文件材料;

    5、其他比较重要的文件材料。

   (三)在一定时间内有参考利用价值的档案,应定期保管10年。主要包括一般事务性的文件材料等。

    二、档案材料的收集、归档与移交

   (一)常委会办事机构、专门委员会工作机构指定专人(兼职档案管理员),负责本机构各类档案材料的收集、整理、录入、归档与移交工作;

   (二)常委会办事机构、专门委员会工作机构所产生的档案材料,按照机关档案管理的有关规定,进行收集、整理、存储、归档;

   (三)除向秘书科提交市人代会、常委会会议、主任会议等会议的文件材料外,常委会办事机构、专门委员会工作机构对承办工作形成的文书档案(含电子文件)材料要随时归档;

   (四)常委会办事机构、专门委员会工作机构应于每年第一季度完成上年度档案材料的归档工作,并向秘书科移交;会计档案,于下一年度移交;基建档案,在工程竣工验收合格后三个月内移交;电子档案,在每季度第一个月移交;实物档案,视情况随时移交,但最长不超过六个月;

   (五)常委会办事机构、专门委员会工作机构移交的档案材料,应符合下列要求:

    1、文件一式两份,并附文件的纸质底稿和电子版;

    2、归档的照片,文字说明要包含时间、地点、人物、事由、背景和摄影者等要素,准确反映照片的内容;

    3、归档的电子档案,必须声音清晰,画面清楚。

   (六)实物档案(包括各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯以及受赠的纪念品和废止的各种印章等),应尽量保持完整不破损;

   (七)移交各类档案,应填写移交清单,由交接双方签字;

   (八)对市人民代表大会、市人大常委会、常委会主任会议、秘书长会议以及常委会承办的重要会议的文件材料,秘书科应于会议结束后三个月内归档;

   (九)秘书科应按市档案管理主管部门的要求,定期移交档案。移交的档案应符合馆藏档案接收标准。按时编制档案明细表及电子目录,报送市档案管理主管部门。

    三、档案的保管

   (一)为便于档案保管和利用,机关文书档案一般按不同的载体及类型、“年度-问题”进行分类、保管。

    特殊材质的档案可单独分类、保管:电子档案,可分为录音、录像、光盘等;会计档案,按会计年度分类;基建档案,按工程项目分类;实物档案,按实物的性质分类;

   (二)秘书科应编制案卷目录、全引目录等检索工具,并逐步使用微机检索、查询;

   (三)档案库房要设有安全保护措施,符合防火、防盗、防潮、防尘、防高温、防光、防虫、防鼠等要求,确保档案的安全;

   (四)档案排列应系统反映档案整理分类的具体成果,并依次按自上而下、自左而右的顺序进行;

   (五)库房内应编制档案存放位置索引。档案橱柜应有统一的显示档案门类的标牌;

   (六)每半年检查一次室藏档案,并填写检查记录。对已破损或字迹褪色的重要档案要及时修复或复制,最大限度地延长档案寿命;

   (七)档案进、出要填写登记簿,严格交接手续,做到准确无误;

   (八)建立全宗卷,保持全宗管理的连续性。

    四、档案借阅与利用

   (一)机关工作人员查阅、摘录档案资料,应填写《查阅档案登记簿》。查阅涉密文件,应经办公厅主任批准;

   (二)查阅档案一般只限在档案室,因工作需要确需将档案带出档案室的,借阅者应办理档案借阅手续,但不得带出机关。确因特殊情况需带出机关时,应经办公厅主任批准,并保证往来环节档案安全。退回借阅的档案时,档案管理人员应当面核点无误后注销,如发现有缺页、缺卷应立即追查处理;

   (三)借阅档案期限一般不超过3天,到期后仍需继续利用的,应向档案管理人员说明理由,重新办理借阅手续;

   (四)机关档案一般不对外开放,外单位借阅档案时,应持有单位介绍信,经办公厅主任同意后方可查阅;

   (五)借阅者要爱护档案资料,严禁涂改、圈划、抽换、批注、污损、折绉;

   (六)档案用完后,应办理退还手续,并认真填写利用效果登记。

    五、档案鉴定与销毁

   (一)定期对保管期满的档案进行鉴定;

   (二)档案鉴定应以国家有关规定及机关档案保管期限等为依据,准确地判定档案的价值,决定存毁;

   (三)鉴定工作在办公厅主任的领导下,由秘书科和有关人员组成鉴定小组,制定鉴定方案,具体负责档案鉴定工作;

   (四)鉴定档案应以卷为单位,采取逐卷逐件审查的直接鉴定法,一般不拆卷进行鉴定;

   (五)鉴定工作结束后,要写出鉴定报告。对确无保存价值的档案,应登记造册,经办公厅主任批准并报市档案局备案后在指定地点由两人以上监销,并在销毁清册上签字;

   (六)严格执行保密规定,不得将应销毁的档案做其他用途或当废纸处理;

   (七)经鉴定有保存价值的档案,应重新整理、编号,调整相关的检索工具;

   (八)鉴定报告和销毁清册应一式三份,一份立卷归档,一份放入全宗卷,一份报市档案局备案。

    六、档案资料的保密

   (一)档案室为机要重地,严禁无关人员进入;

   (二)档案工作人员应严格遵守《档案法》、《保密法》的规定,确保档案的安全;

   (三)严格档案资料借阅制度,严禁把档案资料私自外借或带出档案室,不准随便摘录档案内容,不得与无关人员谈论档案内容;

   (四)涉密档案资料要严格管理,未经领导批准,严禁借阅、复印、传真;

   (五)要加强对档案资料的管理,做到定期清点和检查,每逢节假日要将借出的档案资料全部收回,实行集中保管,以防泄密;

   (六)非档案管理人员不得进入档案库房;

   (七)因玩忽职守造成档案资料丢失或泄密者,视情节轻重依法追究责任。

    七、本规定自秘书长会议通过之日起施行。